Digitalisasi Dokumen bagi Bisnis – Pernahkah Anda membayangkan bagaimana jika film Harry Potter bisa menjadi nyata? Dimana Anda tinggal menyebut “accio” dan nama barang tersebut saat mencari dokumen atau barang di tengah tumpukan kertas dan barang di room of requirement? Well, saat ini imajinasi tersebut bisa menjadi nyata dengan digitalisasi dokumen.
Sederhananya, digitalisasi dokumen adalah proses pengalihan dokumen dari yang sebelumnya berbentuk fisik menjadi bentuk digital. Dengan proses ini, Anda tinggal mengetikkan nama file tersebut di komputer dan dalam hitungan detik, file yang Anda inginkan bisa ditemukan.
Namun manfaat proses ini tidak hanya memudahkan pencarian saja. Berikut ini beberapa manfaat digitalisasi dokumen, sehingga proses ini menjadi penting untuk sebuah bisnis:
Contents
1. Mempermudah Penyimpanan dan Pencarian
Dengan proses ini, Anda tidak perlu menyimpan fisik dokumen di gudang sehingga dokumen di gudang menumpuk seperti room of requirement lagi. Dokumen digital akan disimpan dalam server di data center yang dilengkapi dengan cadangan dan sistem keamanan berlapis.
Untuk melakukan pencarian file ini juga mudah. Anda tinggal memasukkan nama dokumen tersebut di menu pencarian, maka dalam hitungan detik file yang Anda inginkan akan muncul di layar. Ini artinya, Anda tidak perlu membuang banyak waktu di gudang hanya untuk menemukan sebuah dokumen.
2. Mempermudah Kolaborasi Tim
Dokumen digital yang disimpan dalam server juga mempermudah kolaborasi antar tim dari manapun dan kapanpun. Misalnya, Anda perlu tanda tangan dari CEO dan manajer operasional. Anda bisa mengirimkan dokumen digital yang diunggah ke aplikasi Privy untuk dibagikan kepada pejabat yang bersangkutan untuk ditandatangani secara berurutan. Baik CEO maupun manajer operasional dapat membubuhkan tanda tangan tersebut kapanpun yang mereka mau dan dimanapun mereka berada.
Tidak hanya itu, dokumen digital juga membuat proses quality control isi dokumen jadi lebih mudah. Dengan menggunakan Google Docs misalnya, seluruh anggota tim bisa menambahkan atau mengoreksi isi dokumen tersebut dalam satu waktu.
3. Membuat Operasional Perusahaan Jadi Lebih Efektif
Dengan tidak perlu menyimpan dan mencari dokumen di gudang serta kolaborasi antar tim yang mudah dapat disimpulkan bahwa proses ini dapat membuat operasional bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Apalagi dengan proses ini, Anda juga tidak perlu mengirimkan surat resmi baik berupa invoice maupun kontrak kepada stakeholder dalam bentuk dokumen fisik.
Dengan digitalisasi dokumen, Anda tinggal mengirimkan kedua surat resmi tersebut ke email perusahaan atau individu terkait dengan mudah dan cepat tanpa harus ke kantor pos atau ekspedisi.
4. Memiliki Keamanan yang Lebih Baik
Dokumen yang disimpan dalam bentuk fisik di gudang rawan hilang, dicuri atau rusak akibat bencana alam atau kebakaran. Dalam hal ini, keamanan dokumen ini relatif lebih baik. Sebab apabila terjadi musibah baik itu bencana alam maupun kebakaran, data cadangan dokumen tersebut masih bisa dipulihkan karena tersimpan di server dengan lokasi yang berbeda.
Adapun untuk pencurian data, file yang disimpan dalam bentuk digital akan lebih aman dari pencurian data apabila Anda lebih berhati-hati dalam menggunakan internet. Misalnya, dengan menggunakan aplikasi yang dilengkapi fasilitas keamanan setara dengan militer, tidak membuka tautan mencurigakan atau membagikan informasi digital penting kepada publik. Dengan demikian, data perusahaan Anda akan lebih aman dari peretasan dan pencurian data.
5. Menurunkan Potensi Pemalsuan Dokumen
Selain disimpan di server dengan tingkat keamanan yang tinggi, Anda juga bisa mengatur akses dokumen yang telah digitalisasi. Menggunakan Google Docs misalnya, Anda bisa mengatur siapa saja yang bisa membaca dan mengedit sebuah dokumen, apakah semua orang yang memiliki link, orang yang ada di tim Anda saja, atau Anda sendiri. Akibatnya, apabila dokumen tersebut dipalsukan, Anda bisa memperkirakan siapa individu yang melakukannya.
Pemalsuan dokumen akan lebih sulit lagi apabila Anda mengubah dokumen fisik ke dalam file digital yang telah dilengkapi dengan sertifikat digital. Sebab dengan sertifikat digital ini, Anda dapat mengetahui siapa orang yang mengubah isi file tersebut terakhir kali dengan menganalisis sertifikat tersebut.
6. Dokumen Digital Dapat Dijadikan Bukti Elektronik
Salah satu hal yang membuat digitalisasi dokumen menjadi semakin penting adalah dokumen digital baik itu dalam bentuk tertulis maupun audio visual dapat dijadikan sebagai bukti elektronik yang sah di pengadilan apabila telah memenuhi syarat hukum sebagai bukti elektronik.
Untuk dokumen tertulis, hal ini khususnya dokumen yang telah dilengkapi dengan sertifikat digital. Seperti yang telah disebutkan di atas, adanya sertifikat digital ini akan memudahkan proses pemeriksaan alat bukti untuk memastikan keaslian dan validitas dokumen tersebut di pengadilan.
Apalagi sertifikat digital ini juga tidak bisa diterbitkan oleh sembarang perusahaan. Perusahaan yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) lah yang bisa menerbitkan sertifikat ini. Perusahaan ini juga bisa didatangkan ke pengadilan untuk menjadi saksi, sehingga kekuatan hukum dokumen digital tersebut tidak terbantahkan lagi.
7. Dokumen Digital Ramah Lingkungan
Seperti yang Anda ketahui bahwasannya, kertas terbuat dari bubur yang diambil dari pohon. Ini artinya, semakin banyak kertas yang Anda gunakan, maka semakin banyak pula pohon yang akan ditebang. Meskipun kertas bisa didaur ulang dan pohon merupakan sumber daya alam yang dapat diperbaharui, namun tentunya kita harus mencegah terjadinya penebangan pohon secara berlebihan untuk menjaga alam.
Salah satu caranya adalah dengan mengalihkan file fisik menjadi dokumen digital (digitalisasi dokumen). Dengan membuat dokumen secara digital dari hulu hingga hilir, Anda akan dapat meminimalisir penggunaan kertas dan pada akhirnya membantu mengurangi penebangan pohon. Hal ini tentu penting, khususnya jika Anda ingin menciptakan perusahaan dengan citra yang ramah lingkungan.
Saat ini proses digitalisasi dokumen tidak hanya dilakukan oleh perusahaan dan masyarakat umum saja. Sejak tahun 1997, Pemerintah Republik Indonesia juga sudah mulai menggalakkan terjadinya proses ini di dalam tubuh pemerintahan. Apalagi saat ini pemerintah sedang menargetkan transformasi digital untuk Indonesia Emas tahun 2045, tentu akan semakin banyak dokumen pemerintahan yang perlu dibuat versi digitalnya.
Dalam revisi UU ITE terbaru, dicanangkan proses digitalisasi ini juga dapat diterapkan lebih lanjut pada dokumen yang sebelumnya membutuhkan tanda tangan basah dan pertemuan fisik, seperti akta notaris. Ini artinya, dengan digitalisasi dokumen sejak dini, perusahaan Anda nantinya akan dapat mengikuti perubahan peraturan dan zaman dengan lebih mudah.